Politique de confidentialité

GE.SA – GESAPAY Dernière mise à jour : 3 septembre 2026

1. Préambule

GE.SA, faisant commerce sous la dénomination GESAPAY (ci-après « GESAPAY », « nous » ou « notre société »), accorde une grande importance à la protection de la vie privée des personnes dont elle traite les données à caractère personnel : les visiteurs du site internet www.gesapay.be, ses clients (indépendants, PME, associations) et leurs personnes de contact, ainsi que les travailleurs dont elle assure la gestion administrative et salariale pour le compte de ses clients.

La présente Politique de confidentialité a pour objectif de vous informer, de manière claire et transparente, sur :

• les données à caractère personnel que nous collectons ;

• les raisons pour lesquelles nous les traitons et la base légale de ce traitement ;

• la durée pendant laquelle nous les conservons ;

• les destinataires de ces données ;

• les mesures de sécurité que nous mettons en œuvre ; et

• les droits dont vous disposez et la manière de les exercer.

Ce traitement est réalisé dans le respect du Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel (le « RGPD ») et de la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel.

2. Qui est responsable du traitement de vos données ?

Le responsable du traitement est :

GE.SA, faisant commerce sous la dénomination GESAPAY Drève de Dieleghem 117, 1090 Bruxelles (Jette) Numéro d'entreprise (BCE) : BE 0440.571.822 E-mail : info@gesapay.be Téléphone : +32 2 478 95 91

Pour la gestion administrative et salariale des travailleurs de nos clients, nous intervenons dans le cadre du mandat qui nous est confié par l'entreprise cliente : celle-ci reste, en tant qu'employeur, responsable du traitement des données de son propre personnel, et GESAPAY agit alors en qualité de sous-traitant ou de mandataire — sauf pour les traitements que la réglementation sociale nous impose d'effectuer en nom propre (par exemple certaines déclarations officielles).

3. Quelles données à caractère personnel collectons-nous ?

Selon la nature de votre relation avec nous, nous pouvons traiter les catégories de données suivantes.

3.1 Si vous visitez notre site internet

• Données de connexion et de navigation : adresse IP, type de navigateur et d'appareil, pages consultées, date et heure de visite ;

• Les données que vous nous transmettez volontairement via notre formulaire de contact : prénom, adresse e-mail et contenu de votre message ;

• le cas échéant, les données collectées par le biais de cookies (voir point 10).

3.2 Si vous êtes client, prospect ou personne de contact d'un client (indépendant, entreprise, association)

• Données d'identification et de contact : nom, prénom, fonction, adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse postale ;

• Données relatives à l'entreprise : dénomination sociale, forme juridique, numéro d'entreprise (BCE), numéro de TVA, secteur d'activité ;

• Données contractuelles et financières : détails de la mission confiée à GESAPAY, informations de facturation, coordonnées bancaires.

3.3 Si vous êtes travailleur (ou candidat) auprès d'un client dont nous gérons les salaires

Dans le cadre de nos missions de gestion sociale (calcul des salaires, déclarations Dimona et ONSS, précompte professionnel, gestion des congés et absences, rédaction de contrats de travail, conseil RH), nous pouvons traiter, pour le compte de l'employeur qui nous mandate :

• Données d'identification : nom, prénom, numéro de registre national, date de naissance, nationalité, état civil et situation de famille (notamment pour le calcul des allocations familiales ou du précompte professionnel) ;

• Coordonnées : adresse, e-mail, téléphone ;

• Données professionnelles : fonction, régime et horaire de travail, ancienneté, contrat de travail, formations ;

• Données financières : rémunération, avantages, numéro de compte bancaire ;

• Données relatives aux congés et absences, en ce compris, dans la stricte mesure nécessaire au calcul du salaire garanti et aux déclarations légales, les dates de début et de fin d'une incapacité de travail mentionnées sur un certificat médical (voir point 5).

Ces données nous sont, selon le cas, transmises par l'entreprise cliente ou, plus rarement, directement par la personne concernée.

4. Pourquoi traitons-nous vos données et sur quelle base légale ?

Finalité Base légale Répondre à vos demandes et questions (formulaire de contact, e-mail, téléphone) Intérêt légitime à assurer un service client / mesures prises à votre demande avant la conclusion d'un contrat Établir une offre et exécuter le contrat conclu avec un client (gestion des salaires, conseil RH, rédaction de contrats de travail) Exécution du contrat Effectuer les déclarations sociales et fiscales obligatoires (Dimona, ONSS, précompte professionnel) Respect d'une obligation légale Calculer et payer les salaires, congés, primes et indemnités des travailleurs de nos clients Exécution du contrat conclu avec l'employeur / respect d'une obligation légale Assurer la facturation et la comptabilité Respect d'une obligation légale / exécution du contrat Gérer et sécuriser notre site internet Intérêt légitime Mesurer la fréquentation du site (cookies statistiques, le cas échéant) Consentement Assurer la sécurité de nos systèmes et prévenir la fraude Intérêt légitime

Nous ne traitons pas vos données à des fins de marketing direct ou de profilage commercial sans votre consentement préalable.

5. Catégories particulières de données

Numéro de registre national. Ce numéro fait l'objet d'une protection particulière en droit belge (loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques). Nous ne l'utilisons que dans la stricte mesure où la réglementation sociale et fiscale l'exige pour l'accomplissement de nos missions (notamment les déclarations Dimona, ONSS et fiscales), et ne le communiquons qu'aux autorités et organismes légalement habilités à le recevoir.

Données de santé. Dans le cadre de la gestion des absences pour maladie ou accident, nous pouvons traiter des données relatives à la santé, limitées aux mentions figurant sur un certificat d'incapacité de travail (par exemple les dates de début et de fin de l'incapacité), à l'exclusion de toute donnée médicale relative au diagnostic. Ce traitement, nécessaire au respect des obligations de l'employeur en droit du travail et de la sécurité sociale, bénéficie d'un niveau de protection renforcé conformément à l'article 9 du RGPD et n'est accessible qu'aux membres de notre équipe qui doivent en connaître dans le cadre de leurs fonctions.

6. Durée de conservation

Nous ne conservons vos données que pendant le temps nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, et dans le respect des délais imposés par la réglementation applicable, notamment :

• Données des visiteurs du site / formulaire de contact : maximum 12 mois après le dernier contact, sauf si une suite y donnée nécessite une conservation plus longue ;

• Données des clients et prospects : pendant la durée de la relation contractuelle, puis jusqu'à l'expiration des délais de prescription applicables (en principe entre 5 et 10 ans selon la nature du document, notamment pour les documents comptables) ;

• Données sociales relatives aux travailleurs de nos clients (fiches de paie, comptes individuels, déclarations) : pendant les délais imposés par la législation sociale, fiscale et comptable belge, qui varient selon le type de document.

À l'expiration de ces délais, vos données sont supprimées ou anonymisées de manière sécurisée.

7. Qui a accès à vos données ?

Vos données sont traitées par les membres de notre équipe habilités, dans la limite de ce qui est nécessaire à l'exercice de leurs fonctions. Elles peuvent également être communiquées à :

• les administrations et organismes sociaux compétents (ONSS, SPF Finances, caisses d'allocations familiales, mutuelles, fonds sectoriels, etc.), dans la mesure requise par nos missions légales ;

• nos prestataires informatiques (hébergement du site internet, logiciel de gestion de la paie, messagerie), qui agissent en tant que sous-traitants et sont contractuellement tenus à la confidentialité et au respect du RGPD ;

• notre comptable ou réviseur, le cas échéant ;

• toute autorité, lorsque la loi ou une décision de justice nous y oblige.

Nous ne vendons jamais vos données à des tiers et ne les utilisons pas à des fins publicitaires.

8. Transfert de données en dehors de l'Union européenne

En principe, vos données sont traitées et stockées au sein de l'Espace économique européen (EEE). Si, exceptionnellement, un de nos prestataires devait traiter des données en dehors de l'EEE, nous veillerions à ce que ce transfert bénéficie de garanties appropriées (décision d'adéquation de la Commission européenne, clauses contractuelles types, etc.).

9. Sécurité de vos données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger vos données contre la perte, l'accès non autorisé, la divulgation ou la destruction accidentelle ou illicite : accès restreint aux seules personnes habilitées, outils et mots de passe sécurisés, sauvegardes régulières.

10. Cookies et traceurs

Pas applicable.

11. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez, sur les données qui vous concernent, des droits suivants :

• Droit d'accès : obtenir la confirmation que vos données sont traitées et en obtenir une copie ;

• Droit de rectification : faire corriger des données inexactes ou incomplètes ;

• Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données dans les cas prévus par le RGPD ;

• Droit à la limitation du traitement : demander que le traitement de vos données soit temporairement limité ;

• Droit d'opposition : vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement fondé sur notre intérêt légitime ;

• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et couramment utilisé, ou en demander la transmission directe à un autre responsable de traitement ;

• Droit de retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement en dépend, sans que cela n'affecte la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

Pour les données de travailleurs gérées pour le compte d'un employeur client, ces droits doivent en principe être exercés directement auprès de cet employeur, qui reste le premier interlocuteur pour les questions relatives à son personnel. N'hésitez pas à nous contacter en cas de doute sur le bon interlocuteur.

12. Comment exercer vos droits ?

Vous pouvez exercer ces droits en nous adressant une demande :

• par e-mail à info@gesapay.be ; ou

• par courrier à l'adresse GE.SA – GESAPAY, Drève de Dieleghem 117, 1090 Bruxelles.

Afin de traiter votre demande, nous pourrons vous demander de justifier de votre identité. Nous nous engageons à y répondre dans un délai d'un mois, éventuellement prolongé de deux mois pour les demandes complexes, auquel cas nous vous en informerons.

13. Réclamation

Si vous estimez que vos données ne sont pas traitées conformément à la réglementation, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle belge :

Autorité de protection des données (APD) Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles Tél. : +32 2 274 48 00 E-mail : contact@apd-gba.be Site web : www.autoriteprotectiondonnees.be

14. Modifications de la présente Politique

Nous pouvons être amenés à modifier la présente Politique de confidentialité, notamment pour tenir compte de l'évolution de la réglementation ou de nos services. La version actualisée est toujours disponible sur notre site internet, avec mention de sa date de mise à jour.

15. Droit applicable

La présente Politique est régie par le droit belge. Tout litige relatif à son interprétation ou à son exécution relève de la compétence exclusive des tribunaux de l'arrondissement judiciaire de Bruxelles, sans préjudice de votre droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente.

16. Nous contacter

Pour toute question relative à la présente Politique de confidentialité ou à la protection de vos données :

GE.SA – GESAPAY Drève de Dieleghem 117, 1090 Bruxelles info@gesapay.be +32 2 478 95 91