CONDITIONS GENERALES

Les présentes conditions générales ont pour objet de préciser, si besoin en est, complémentairement à la convention d’affiliation, les obligations réciproques de l’Employeur-adhérent et du Bureau Social.

Art 1. Les obligations du Bureau Social sont subordonnées à l'exécution des obligations des employeurs et plus particulièrement à celle de lui envoyer, par les moyens prévus et dans les délais utiles à l'exécution de ses travaux, les renseignements ou documents qui lui sont nécessaires.

Si l'employeur ne les fournit pas, le Bureau Social se bornera à exécuter ses obligations dans la limite des renseignements communiqués et sans qu'il soit tenu de quérir les renseignements manquants.

Art 2. L'employeur est tenu de faire gérer le dossier social de tous les travailleurs qu'il occupe par le Bureau Social.

Art 3. L'employeur transmettra sans retard au Bureau Social les renseignements ou documents suivants :

a) À la survenance de l'événement :

- Lors de l'engagement d'un travailleur : la déclaration DIMONA ;

- Lors d'un changement dans la situation d'un travailleur ou de l'employeur : un avis signalant la mutation.

b) Selon la périodicité convenue :

- Un état de salaire dans les 3 jours qui suivent l'échéance de paie (date de clôture du relevé de prestations)

Art 4. L'employeur veillera à envoyer au Bureau Social que les documents exacts et sincères, complètement, correctement et lisiblement remplis, datés et signés.

Les documents incomplets, illisibles ou non signes seront renvoyés à l’employeur qui supportera, des lors, toute les conséquences qu'un tel renvoi pourrait entrainer.

En outre, les documents seront au besoin, accompagnés des pièces justificatives prévues par les divers textes légaux et réglementaires. Tout manquement grave et persistant aux règles édictées ci-dessus pourra être sanctionné par la réclamation à l'employeur d'une cotisation supplémentaire égale à celle conventionnellement prévue et destinée à couvrir le surplus de travaux que pareil manquement provoque.

Art 5. Toute modification ou tout complément apporté au « relevé des prestations » suite à une communication téléphonique de l'employeur ou de son délégué sera confirmée par un écrit signé par la personne habilitée à ce faire endéans les cinq jours ouvrables.

Passé ce délai, l'absence de réactions emporte présomption irréfragable entre partie de l'exactitude et de la véracité des modifications et compléments apportés par le Bureau Social au relevé des prestations.

Cependant, et pour ne pas retarder le calcul des salaires, il sera tenu compte des modifications ou compléments dès avant réception de la confirmation écrite prévue ci-dessus.

Art 6. Le Bureau Social ne pourra être tenu responsable (notamment des amendes, intérêts de retard, majorations, ...) dans le cas où il n'y aurait pu réclamer à l’employeur dans les délais légaux ou réglementaires les sommes dues suite à l'envoie tardif, par ce dernier du relevé des prestations ou de tout document en tenant lieu et/ou le corrigeant.

De même, il n’encourra pas de responsabilité si les documents et/ou déclarations sont établies tardivement par le Bureau Social, suite au défaut de transmission dans les délais utiles, par l'employeur des documents et/ou informations nécessaires.

Art 7. La rémunération brute qui sert d'assiette au calcul de la cotisation pour frais de gestion comporte, outre la rémunération proprement dite, les avantages en nature ou en espèce et tout divers y intervenant à quelque titre que ce soit.

Art 8. A défaut d’indication précise donnée sur le titre de paiement, les sommes réglées au Bureau social serviront à apurer dans l'ordre, les frais et cotisations dues au Bureau Social.

Art 9. Dans le cadre de son statut de Bureau Social, il s'engage à accomplir en qualité de mandataire, toutes formalités découlant de l'application de la loi de la 27/06/1969 relative à la sécurité sociale des travailleurs salariés et notamment : La rédaction et l'envoi de tous les documents requis à l'ONSS

Art 10. Le Bureau Social s'engage à accomplir en qualité de mandataire, à la périodicité légale et/ou réglementaire, les formalités relatives à la déclaration du précompte professionnel ainsi qu'à l’établissement annuel du relevé récapitulatif et des fiches y afférentes.

Art 11. Le Bureau Social s'engage, en outre, à accomplir sur base des renseignements communiqués par les moyens prévus par l'employeur qui en conserve la responsabilité, les formalités imposées à ce dernier en vertu des régimes légaux et réglementaires suivants : Allocations familiales, Accident de travail, AMI, Chômage, Congé éducation, Fonds de sécurité d'existence jours fériés, Pension, Protection de la rémunération, Tenue des documents sociaux, Vacances annuelles. Cette liste n'est pas limitative et sera adaptée selon les lois et règlements applicables aux employeurs.

Art 12. La qualité de mandat est reconnue par l'ONSS et par l'Administration fiscale à l'employeur à la condition qu’il mandate par écrit le Bureau Social de se conformer en son nom et pour son compte aux diverses obligations prévues pat les articles 10 et 11 ci-dessus. L'employeur reconnaît comme lui étant adressé valablement, toute correspondance envoyée au Bureau Social émanant de l'ONSS et de toute autre administration.

Art 13. Le Bureau Social traite les données personnelles du personnel de l’Employeur conformément au RGPD et à la loi belge du 30 juillet 2018.

Le Bureau Social s’engage à : Traiter les données uniquement pour la gestion sociale et fiscale du personnel ; Les garder confidentielles et accessibles uniquement au personnel autorisé ; Les sécuriser contre la perte, l’accès non autorisé ou la destruction ; Ne pas les conserver plus longtemps que nécessaire ; Informer l’Employeur en cas de violation de sécurité ; Respecter les droits des personnes concernées (accès, rectification, limitation, suppression, portabilité).

L’Employeur reste responsable de la collecte et de la transmission légale des données au Bureau Social.

Art 14. Le Bureau Social pourra modifier, compléter, ses procédures de travail ou accomplir des formalités nouvelles en fonction de l'évolution des lois et réglementations dont l'exécution fait l'objet de la convention.

De même, il pourra, mais à la demande expresse de l'employeur et aux conditions arrêtées en une convention complémentaire, accomplir tous les autres travaux entrant dans le cadre statutaire de ses activités.

Art 15. Moyennant une cotisation supplémentaire, le Bureau Social pourra s'engager à conseiller et documenter l'employeur sur tous les problèmes découlant de l'occupation de personnel.

C'est ainsi que, à titre d'exemple, il pourra fournir sur demande : Les barèmes de la commission paritaire dont l'employeur relève et les résumés des conditions de travail, Les réglementations établies par les commissions paritaires et le Conseil National du Travail, Tout modèle de documents tels que contrats, lettres de rupture, registres des dérogations, ...

Si l'affilié demande des avis ou des renseignements au Bureau Social, ceux-ci lui sont fournis en toute bonne foi mais à titre purement indicatif.

Art 16. Le Bureau Social fournira tous imprimés et formulaires nécessaires à la production des renseignements demandés ou fournis à l'employeur. Ce dernier s'engage à les utiliser régulièrement et conformément aux instructions qui les accompagnent. Les divers documents, sans que la présente énumération soit limitative, sont actuellement les suivants : Feuille de paie, Compte individuel, Compte d’entreprise, fiches fiscales et relevés.

Art 17. Les obligations respectives des parties ne prennent cours qu'à dater de la prise d'effet de la convention, étant entendu que le Bureau Social ne peut être tenu de quelque sanction que ce soit qui pourrait être appliquée à l'employeur du fait de tout manquement aux divers textes légaux, réglementaires, conventionnels ou administratifs antérieurs à la prise d'effet.

Art 18. Le Bureau Social se réserve le droit de réclamer une provision supplémentaire destinée à couvrir anticipativement les cotisations et frais pour travaux à effectuer.

Art 19. La qualité de membre adhérant se perd par démission, par exclusion en application de la convention et/ou des statuts.

A titre d'exemple, le Bureau Social se réserve le droit d'exclure : L’adhérent qui ne lui transmet pas les relevés de prestations, L’adhérent qui ne paie pas les cotisations qui lui incombent. Ne paie pas les frais de gestion de son dossier.